A reforma tributária já está em fase de implementação, e 2026 é o período em que pequenas e médias empresas precisam adaptar sistemas, documentos fiscais e processos para as mudanças que avançam a partir de 2027. Embora a transição completa se estenda até 2033, alguns prazos já estão próximos e exigem decisões ou adequações ainda neste ano.
A preparação não deve ficar restrita ao contador ou ao departamento fiscal. Sistemas de gestão, cadastros, emissão de notas, contratos, preços, fornecedores, clientes e fluxo de caixa também precisam entrar no planejamento. Para o contador e especialista tributário Marcos Oliveira, a mudança terá impacto sobre diferentes partes da operação.
Vai impactar como você compra, como você vende, como você negocia, como você repassa esse preço. Vai impactar tudo. Vai impactar em quanto dinheiro você vai ter no caixa quando você faz uma venda, em quanto dinheiro o seu fornecedor vai receber no caixa quando ele faz uma venda. Vai impactar os contratos.
Marcos Oliveira, contador e especialista tributário
Cronograma da reforma tributária
O cronograma da reforma tributária continua sendo detalhado e atualizado pelos órgãos responsáveis, especialmente em relação aos documentos fiscais e às regras operacionais. As datas abaixo refletem as normas e orientações disponíveis no momento da publicação desta reportagem e podem sofrer ajustes.
- 1º a 30 de setembro de 2026: prazo para solicitar ingresso no Simples Nacional em 2027; empresas já optantes também poderão escolher IBS e CBS pelo regime regular no primeiro semestre de 2027;
- 1º de outubro de 2026: início da obrigatoriedade para a NFS-e de serviços em geral, com exceções previstas no cronograma;
- 1º de novembro de 2026: ME e EPP do Simples que prestam serviços sujeitos à NFS-e passam a utilizar o Emissor Nacional;
- 1º de janeiro de 2027: CBS passa a vigorar efetivamente; PIS e Cofins são extintos; regras de IBS e CBS passam a produzir efeitos também para optantes do Simples;
- 2027 e 2028: IBS permanece em alíquota de 0,1%, enquanto a CBS entra em cobrança; PIS e Cofins deixam de existir e o Imposto Seletivo entra em vigor;
- 2029 a 2032: transição gradual de ICMS e ISS para o IBS;
- 2033: novo sistema entra em vigor integralmente.
Com os principais prazos no radar, o próximo passo é começar a preparação dentro da própria empresa. Como a transição já está em andamento, deixar essas medidas para os próximos meses pode reduzir o tempo disponível para identificar problemas, fazer ajustes e testar os sistemas antes da entrada em vigor das novas regras. A seguir, veja os principais pontos que pequenas e médias empresas devem avaliar durante a transição.
Faça um diagnóstico da empresa
Antes de começar a adaptar sistemas ou tomar decisões tributárias, a empresa precisa entender como as novas regras afetam a própria operação. Regime tributário, produtos e serviços comercializados, perfil dos clientes e fornecedores e forma de aproveitamento de créditos estão entre os elementos que precisam ser considerados.
Marcos Oliveira recomenda fazer uma simulação específica para o próprio negócio e avaliar contratos, clientes e fornecedores. Na avaliação dele, a empresa também deve entender como esses parceiros estão tratando a reforma, acompanhar a movimentação do mercado e se organizar financeiramente.
O contador José Homero Adabo, diretor financeiro do Sescon Campinas, também defende que empresários e profissionais de contabilidade acompanhem diretamente as normas relacionadas à reforma. Segundo ele, já existem dispositivos legais, regulamentações e normas do Comitê Gestor relacionadas aos documentos fiscais que precisam ser estudados para definir a melhor forma de atender cada negócio.
Precisa haver um empenho tanto do empresário quanto dos escritórios, para que cada um se aprofunde nesses documentos legais e veja a melhor forma de atender o seu cliente.
José Homero Adabo, contador
Atenção para o Simples Nacional
Para quem ainda não é optante pelo Simples Nacional e deseja ingressar no regime em 2027, a solicitação deverá ser feita entre 1º e 30 de setembro de 2026. O regime passa a produzir efeitos em 1º de janeiro de 2027. O pedido feito em setembro poderá ser cancelado até o fim de novembro, mas o cancelamento é irretratável para 2027.
Já uma empresa que é do Simples e pretende continuar no regime não precisa fazer uma nova opção apenas para permanecer nele. Em setembro, porém, poderá escolher recolher IBS e CBS pelo regime regular, fora do DAS, para o período de janeiro a junho de 2027. Caso não faça essa opção, os dois tributos permanecerão na guia do Simples no primeiro semestre, com nova oportunidade de escolha em março de 2027 para o segundo semestre.
Adabo chama atenção especialmente para empresas do Simples que vendem para revendedores. Segundo ele, esses negócios precisam simular os diferentes cenários porque a forma de recolhimento pode afetar o crédito recebido pelo cliente e, consequentemente, a competitividade do fornecedor. Ele cita como exemplos empresas que fornecem para autopeças, supermercados e lojas.
Revise o ERP, os cadastros e as notas fiscais
A tecnologia é outra frente importante da preparação. Para Roberta Marques, tributarista e advogada do escritório Araúz Advogados, o desafio não está apenas em conhecer a legislação, mas em transformar as novas regras em processos que funcionem na operação cotidiana.
A legislação é apenas um ponto de partida, mas o desafio é transformar essas regras em processos internos. Então, hoje, você tem um ERP que calcula os seus tributos com base na legislação vigente. (…) Com a reforma tributária, essa lógica muda completamente.
Roberta Marques, tributarista e advogada
Entre as medidas citadas pela advogada estão a revisão do cadastro de produtos, da classificação fiscal e da parametrização do sistema, além da realização de testes com as operações que fazem parte da rotina de cada negócio. Ela recomenda simular situações como compras, vendas, devoluções e bonificações antes do faturamento efetivo.
Marcos Oliveira chama atenção para empresas que fizeram muitas customizações em seus sistemas de gestão. Nesses casos, uma atualização fornecida pelo fabricante pode não ser suficiente: é necessário identificar como as modificações feitas anteriormente estão relacionadas aos processos afetados pela reforma.
A orientação, portanto, não é necessariamente trocar o ERP. O primeiro passo é verificar com o fornecedor se o software será atualizado, identificar customizações e integrações e testar se os processos continuam funcionando corretamente.
Revise o cadastro de produtos
A classificação fiscal aparece como um dos pontos de atenção. Roberta Marques afirma que códigos incorretos podem provocar rejeição de notas e gerar retrabalho. Ela recomenda atrelar cada produto ao código correspondente e verificar o tratamento tributário aplicável.
Marcos Oliveira acrescenta outro componente: o regime tributário do fornecedor pode influenciar a apropriação de créditos da empresa que compra. Por isso, segundo ele, o cadastro precisa considerar não apenas as características do produto ou serviço, mas também informações relacionadas à tributação do fornecedor.
Vinicius Panacho, advogado tributarista e sócio do escritório Failla, Lima e Riva Advogados, associa essa mudança à maior quantidade de informações presentes nos documentos fiscais. Segundo ele, os dados do XML poderão ser usados em mais cruzamentos, aumentando a relevância da organização das informações que alimentam os sistemas.
Vai ter muito mais informação, porque o XML aceita muita informação ali de cruzamento de dados. Os dados são muito importantes justamente para serem cruzados.
Vinicius Panacho, advogado tributarista
E as notas fiscais?
O cronograma oficial prevê diferentes etapas para a implementação dos documentos fiscais eletrônicos relacionados à reforma, conforme o tipo de documento e o contribuinte. As empresas precisam verificar qual regra se aplica à própria operação e acompanhar a publicação dos respectivos leiautes e validações. O calendário considera a necessidade de adaptação dos sistemas emissores e de realização de testes prévios.
Houve ainda uma alteração importante em agosto. Receita Federal e Comitê Gestor do IBS esclareceram que a obrigação de prestar as informações de IBS e CBS não foi suspensa. O que foi adiado foi o início das validações que poderiam provocar a rejeição automática dos documentos pela ausência de determinados campos. Assim, os documentos podem ser autorizados mesmo sem todos esses campos nas situações alcançadas pelo adiamento das validações.
Isso não elimina a necessidade de preparação. Os sistemas continuam precisando ser adaptados aos layouts e às regras aplicáveis, e as empresas devem acompanhar as atualizações técnicas.
Para microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à NFS-e, há ainda uma regra específica: o uso do Emissor Nacional da NFS-e passa a ser obrigatório em 1º de novembro de 2026. Já a obrigatoriedade relacionada a IBS e CBS para esses contribuintes produz efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.
Por isso, vale usar os próximos meses para testar as operações que fazem parte da rotina da empresa. Roberta cita como exemplos vendas, compras, devoluções e bonificações.
Revise contratos, preços e fluxo de caixa
A reforma também ultrapassa a área fiscal porque pode interferir em decisões comerciais. Marcos Oliveira recomenda revisar contratos existentes e discutir com clientes e fornecedores como cada parte pretende lidar com a transição. Segundo ele, cláusulas tributárias genéricas utilizadas atualmente podem não ser suficientes para o novo cenário.
A formação de preços também entra nessa análise. Marcos Oliveira afirma que as empresas precisam simular o impacto da reforma no próprio produto e negócio. Roberta Marques, por sua vez, aponta que preço, margem e capital de giro precisam ser considerados na avaliação dos efeitos da nova tributação.
O fluxo de caixa é outra preocupação levantada por Marcos Oliveira. Ao listar as providências que uma empresa deveria tomar, ele inclui a necessidade de se organizar financeiramente para a nova dinâmica de recolhimento dos tributos.
Panacho relaciona essa questão ao split payment. Ao explicar o mecanismo, ele disse que parte do valor correspondente ao tributo pode ser direcionada ao governo no momento da transação, em vez de permanecer temporariamente no caixa da empresa.
O que vai acontecer com o split payment é que esse dinheiro não vai mais entrar no seu caixa. Então, você vendeu uma mercadoria por cem e vai entrar oitenta e cinco. Antes, entrava cem e você demorava um mês e pouco, um pouco mais, um pouco menos, para pagar esses quinze.
Vinicius Panacho, advogado tributarista
O próprio tributarista ressalvou que o funcionamento do mecanismo ainda dependia de regulamentação. Por isso, para a preparação atual, a questão deve ser considerada no planejamento financeiro sem tratar como definitivamente estabelecido tudo o que ainda está em regulamentação.
Envolva outras áreas da empresa
A preparação também precisa envolver áreas que normalmente não ficam responsáveis pela parte tributária. Roberta Marques afirma que a reforma não pertence exclusivamente ao setor fiscal ou à contabilidade e que problemas na emissão de documentos podem repercutir sobre tecnologia, financeiro, compras, logística, contratos e preços.
Marcos Oliveira também considera um erro deixar toda a preparação nas mãos do contador. Segundo ele, grandes companhias já contam com equipes internas ou consultorias trabalhando na adaptação, enquanto as pequenas e médias ainda aguardam, em muitos casos, uma orientação do escritório contábil. “Esse é o maior erro. Eu acho que o empresário tem que estar mais preocupado com isso”, afirma ele.
Isso não reduz a importância da contabilidade. Roberta afirma que os profissionais da área também precisarão se adaptar, enquanto Adabo defende uma atuação conjunta entre contador e advogado tributarista, com funções diferentes na interpretação das regras e na execução operacional.
A empresa precisa definir quem acompanhará as mudanças, quais áreas serão envolvidas e como as informações serão repassadas para quem cuida dos sistemas, do fiscal e do financeiro. Também é necessário acompanhar as atualizações dos órgãos responsáveis, já que regras e cronogramas continuam sendo detalhados durante a transição.
Para Marcos Oliveira, um dos obstáculos à preparação é justamente a percepção de que a reforma ainda estaria distante.
Primeiro, tem uma nuvem de fumaça ainda que os empresários acham que a reforma não vai acontecer. Eles acham que isso é uma movimentação política, que isso é uma movimentação externa a eles. (…) A reforma tributária, ela é uma constante, ela é um presente, e ela vai acontecer, e ela já está acontecendo.
Marcos Oliveira, contador e especialista tributário
Checklist para começar
Com base nas orientações de Marcos Oliveira, José Homero Adabo, Roberta Marques e Vinicius Panacho, o Olhar Digital reuniu os principais pontos que pequenas empresas devem colocar no radar durante a transição. O checklist também considera informações oficiais da Receita Federal, do Comitê Gestor do IBS e do Comitê Gestor do Simples Nacional sobre prazos, documentos fiscais e adequações previstas para 2026 e 2027.
Esta é a primeira de uma série de reportagens do Olhar Digital sobre como empresários podem se preparar para a reforma tributária. Nos próximos conteúdos, vamos aprofundar os principais impactos da mudança.
O post Reforma tributária: o que pequenas empresas precisam fazer até 2027 apareceu primeiro em Olhar Digital.
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